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図書館スタッフと
おこなう
会議の組み立て
CREATE CHANGE のアドボカシ・キャンペーンにおけるもっとも重要な 行動のひとつに、キャンペーンについての情報を図書館スタッフに提供し、 その支持を得ることがあります。
ほとんどの図書館には、スタッフ全体会議を開く余裕がありません。 業務を中断することができないため、一部のスタッフしか会議に参加できないからです。 このため、出席者は30名程度にし、数回に分けて会議を開くようにしてください。 規模を小さくすれば出席率を高めることができます。
出席者を誰にするか? CREATE CHANGE プログラムで 積極的な役割を果たすことを期待されているスタッフは、すべてこの会議に出席すべきです。 これには、目録担当者、主題別の専門家、選書担当者などが含まれます。教員と定期的に 連絡を取っているスタッフはすべて出席させ、CREATE CHANGE に関する基本的な情報を提供するようにしてください。 ただし、レファレンス担当者など収書に責任を負っていないスタッフは、会議に出席させる 必要はありません。
CREATE CHANGEについて図書館スタッフにオリエンテーションをおこなうための 組み立ては、以下のとおりです。
- 問題点の重要性やCREATE CHANGE の活動について、簡潔に説明する。
- 図書館が大学からどのような支援を受けているかを説明する。 たとえば、副学長がキャンペーンの共同スポンサーになることに同意したことなど。
- パワーポイント・プレゼンテーションを紹介する。このプレゼンテーションは 外部の人たちを対象としたものであるため、その点をよく説明する。
- コメントを付けながらパワーポイント・スライドを見せる。
- プレゼンテーションの最後に、質問や意見を求める。
- 図書館が始めたCREATE CHANGEプログラム について説明する。組織（コーディネーターは誰か、どのような活動が計画されているか） および情報源（たとえばwebサイト）について詳しく説明する。
- CREATE CHANGEの活動について何かアイデアはないか、出席者に尋ねる。
役立つヒント：
- スタッフが持ち帰ることのできる資料として、パワーポイント・スライドの プリントを用意する。
- この資料にはほかの情報も含める。これには、webサイトのアドレスや、 学術コミュニケーションにアクセスするための代替アプローチをはじめ、主な情報源の webアドレスなどがある。
- スライドの映写中はテキストの棒読みを避け、自分の意見も紹介する。
- 出席者の意見に耳を傾ける。可能であれば、スタッフの意見を フリップ・チャートやホワイトボードなどに記録する。回答は簡潔にする。
- その場で答えられない質問が出たときは、確認後に回答することにする。
- 考え方には人によって違いがあることを認識する。なかには、大学の管理者が 図書館を支援することに消極的なのは問題であるとするスタッフもいるだろう。 自分の考え方がこれとは違う場合でも、あるいはそれに関するデータを示せる場合でも、 これについて延々と議論するのは避けるようにする。
パワーポイント・プレゼンテーションを使うことができない場合は、 まず口頭によるプレゼンテーションをおこなってから、パワーポイント・プレゼンテーションの 概略を説明してください。ただし、視覚的な資料も使うようにしてください。 データやコンセプトを口頭で説明するだけでは、相手が十分理解できないこともあるからです。 また、出席したスタッフが持ち帰ることのできるように、スライドのプリント版も 用意してください。
