日 時 ： 平成１０年１１月６日（金）１３：３０～１６：００
場 所 ： 東北大学附属図書館本館２号館
出席者 ： 別紙のとおり
六本佳平会長（東京大学・館長）から開会の挨拶があり、ついで出席者の自己紹介があった。
前々回理事会（平成９年度第４回、平成10.5.28 東京大学附属図書館）及び前回理事会（平成10年度第１～２回、平成10.6.24 ～25鹿児島市民文化ホール) の議事要録（案）の朗読については省略し、会議終了までに訂正等があれば、申出をいただきたい旨六本会長より説明があった。理事会付託事項及び主要な議題の確認を行った。
ついで事務局より配付資料の確認及び資料の訂正があった。
第１０回国立大学図書館協議会シンポジウムの実施計画について、開催館を代表して広島大学・久野事務部長より、次のとおり報告があった。
シンポジウムは「①大学図書館における事務改善・合理化進め方について ②国際ＩＬＬについて」をテーマに、西地区は広島大学を会場として平成10年11月25日（水）～26日（木）に、東地区は東北大学を会場として12月１日（火）～２日（水）にそれぞれ実施する。
９月16日付けで通知し各４８名の参加申込みがあった。筑波大学、東京大学には両地区への講師派遣を依頼した。
この他、特別委員会等の実施状況については各委員会の報告に委ねる旨、六本会長から提案があり了承された。
六本会長から７月13日に東京地区連絡館の一橋大学・石館長、藤森情報管理課長及び事務局の東京大学・雨森事務部長、笹川総務課長の同道のもとに文部大臣に要望書を提出したことの報告があった。続いて事務局（東京大学・雨森事務部長）より大蔵省への要望については、行財政改革等の現下の厳しい状況を配慮し、また人事院については組織機構特別委員会の検討内容を踏まえることとし、今年度は提出を見送ることの説明があった。。
東北大学（委員長館）・谷内総務課長から、新選考委員会（第１回6/2 鹿児島）及び本日の理事会に先立って行われた選考委員会（第２回）の報告が次のとおりあった。
・平成11年度協議会賞に対する応募、推薦共になく、したがって受賞対象はない。
東北大学（委員長館）・谷内総務課長から、新選考委員会（第１回6/2 鹿児島）及び本日の理事会に先立って行われた選考委員会（第２回）の報告が次のとおりあった。
・７月９日付けで平成11年度海外派遣者の募集を行なったが、11月４日までに応募は無かった。締切りは12月末日なので各地区で応募の働きかけをお願いしたい。
引き続いて、事務局（東京大学・笹川総務課長）から、第１回の派遣事業経費は旅費１人あたり概ね40万円を限度としたが、オーバーしたため、調整を行ったことの説明及び、次年度以降は経費を限度額内におさめるよう考慮して欲しいこと、派遣者の準備のための内定通知を行いたいとの提案があった。これについては経費の限度額は柔軟に対応することとし、内定通知を出すことは了承された。
東京大学・六本館長（同特別委員長館）より資料№３-1、３-2に基づき、次のとおり報告があった。
①「文献複写に関わる著作権処理についての覚書」は〔内部資料〕として取り扱ってきたが、今後日本著作権センターとの交渉を控えて「覚書」ではなく「指針」とすることが了承された。
②ガイドラインは、図書館の重要性を主張するとともに著作権法を遵守する方針で作成する。
また、東京大学（同特別委員会委員長館）・藤川情報サービス課長より、11月中に第１次ガイドラインをとりまとめたいこと、年内にコイン式コピー機の設置についての実態調査を行なう予定であることが報告された。
東京大学（同特別委員会委員長館）・藤川情報サービス課長より、委員の構成に関してCULCON対応ということから文部省、学術情報センター、国立国会図書館をオブザーバーとしたこと、年内にとりまとめる予定でニーズ調査を実施していることの報告があった。なお、ＩＬＬ包括規約（案）に対する意見は理事会へ提出することになったが、内容については協議事項で説明することになった。
また、東京大学・笹川総務課長より国際ＩＬＬラウンドテーブル開催計画については協議事項で取り上げたい旨の発言があった。
京都大学（同特別委員長館）・朝妻情報管理課長より資料料№３-3に基づき、委員館を確認し、ワーキンググループを設置したことの報告があった。ワーキンググループは東京地区、近畿地区、九州地区に設置し、各ワーキンググループに振り分けられた項目に関する検討を行い、来年３月までに中間報告をまとめる予定である。その際、各大学・地区で行なっている電子図書館化にむけた取り組みと重複しないように作業をすすめ、成果は会員館で共有できるようにしたい。
一橋大学（同特別委員長館）・藤森情報管理課長より資料料№３-4に基づき、委員館を決定しワーキンググループを設置したことの報告があった。ワーキンググループは図書班、雑誌班にわかれて作業中である。
筑波大学・湯浅図書館部長（同特別委員長館）より、委員館を決定し第１回会議を７月29日に開催しワーキンググループを設置したことの報告があった。ワーキンググループではアンケートの調査項目を検討中であり、年度内に実施したい。
関東地区協議会より以下のように報告があった。
①10月22日～23日に山梨医科大学を当番校として図書館職員研修会を開催した。テーマは「図書館と情報処理センターとの共生」で、37名の参加があった。
②国立歴史民俗博物館より総会へのオブザーバー参加の希望があった。
千葉大学（同委員長館）・石倉事務部長から、第44回及び第45回国公私立大学図書館協力委員会、日本複写権センターとの対応について次のとおり報告があった。
①委員長館が、８月１日付けで早稲田大学（私立）から千葉大学（国立）に交替した。
②第44回国公私立大学図書館協力委員会が７月25日（於：早稲田大学）、第45回国公私立大学図書館協力委員会が10月29日（於：東京大学）で開催された。
③国立国会図書館長と大学図書館長との懇談会が10月30日に国立国会図書館で開催され、国際情報アクセス機能の向上をテーマに話し合った。
④国際ＩＬＬラウンドテーブルは国大図協との共催事業とし、１００万円を拠出する。
⑤日本複写権センターとの対応については、国大図協とセンターの交渉を見守る。11月に公立・私立がそれぞれの組織で協議する予定であり、明年２月頃に臨時協力委員会を開催する予定である。
①東京大学・笹川総務課長から、11月４日に東京大学で開催された国立大学図書館協議会と学術情報センターとの業務連絡会について、主な事項として、ドイツMARCの導入及び中国MARCの導入計画等について報告があった。また、複写データ処理センター業務に関連してマニュアル処理をオンライン化して欲しいこと、データ提出期限を守って欲しいこと、納入告知書を期限内に送付して欲しいこと等の要望がセンターから出されたので、地区連絡館から各地区会員館に周知してほしいとの要請があった。
②東京大学・笹川総務課長から、国大図協のホームページを総会で承認された基本方針に基づき学術情報センターのサーバへ移転し、これに伴ってデザイン、構成等をリニューアルしたことの報告があった。各会員館へは運用についての事項をまとめたものを送付した。
事務局（東京大学・笹川総務課長）から、前年度の理事会で了承された以下の方法でしばらくの間総会を運営してゆくことの確認があり、承認された。
①分科会での協議時間を確保するため、報告事項を簡素化する方向で検討中である。
②地区からの協議題提出を受け、早めに第１部会・第２部会の部会長館・幹事館・事務局で主査を内定の上、分科会で協議すべきテーマの絞り込みを行なう。
③研究集会では、海外派遣者（２名）の報告を行い、さらに当分の間は基調テーマ「大学図書館機能の新たな展開」のもとに公募を行なう予定である。人数によっては事務局で調整する。
事務局長（東京大学・雨森事務部長）から、今年度の要望書については報告事項のなかですでに報告したこと、来年度については５月に開催される理事会で内容を確定し総会で報告したいとの説明があった。
事務局長（東京大学・雨森事務部長）から、応募書類の送付時期を早めてほしいとの要請に対して事務局と選考委員会委員長館で調整した結果、７月９日に協議会賞の応募書類と一緒に各会員館に送付したとの報告があった。
Ⅲ．特別委員会の構成及び検討事項について
事務局長（東京大学・雨森事務部長）から、特別委員会の構成は資料№３-1にあるとおりで、分科会で取り上げられた事項で特別委員会に付託すべきものは当該委員会へ通知済みであるとの報告があった。
事務局長（東京大学・雨森事務部長）から以下のように説明があった。
①ＩＬＬ専門委員会の報告書で提案された４つの試案についての各地区からの意見を事務局で整理した（資料№５-1）。②筑波技術短期大学、高岡短期大学から会長宛に直接利用についての配慮要請があった。③国際アクセス特別委員会で国際的な対応が具体的に盛り込まれておらず、新たな案を作成する作業を行いたいとの提案があった。
協議の結果、これらの課題をすべて視野にいれた規程の整備について国際情報アクセス特別委員会であらためて検討することが承認された。また、国立２短大については新規程ができるまでの間は現行の「国立大学図書館間相互利用実施要項」の「２対象」中の「協議会に加盟している大学図書館」と同等の扱いをすることが承認された。（協議会会則第17条第２項）
事務局長（東京大学・雨森事務部長）から資料№６に基づき、総会の分科会で報告のあった熊本大学の事例を参考に各大学で対応していただきたい旨報告があった。
事務局（東京大学・笹川総務課長）から資料№７に基づき、10月14～15日に開催された国立七大学協議会で議論された規制緩和関連事項について説明があった。
このことについては、国大図協として来年度の要望書にも盛り込むことが承認された。
東京大学（国際情報アクセス特別委員会委員長館）・笹川総務課長より来年２月に開催予定の同会議について資料№８に基づき説明があり、承認された。
①1998年６月10～11日に開催されたCULCON情報アクセスWG合同会議で特に重要な問題として七つの行動指針が示された内、ドキュメント・デリバリー・サービスに関して議論する。
②アメリカ側６名、日本側30～40名の参加を予定している。
③資金については約３００万円を国際交流基金へ７月１日に申請依頼をし内諾を得たほか、国公私協力委員会より１００万円の拠出を得ることとなっている。協議会会計とは別の口座を設置し、運用は国際情報アクセス特別委員会で行なう。
なお口座の後処理に関しては会議終了後に検討することになった。
東北大学・谷内総務課長（第４６回総会当番館）から資料№９に基づき、日程・会場の紹介があり、了承された。
事務局（東京大学・笹川総務課長）から資料№10に基づき、次回の理事会等の今後のスケジュール等について説明があった。
六本会長より、前回議事要録等（案）について、訂正等がないかどうかの確認の発言があり、 若干の字句の訂正のあと前前回理事会（平成９年度第４回、平成9.5.28東京大学附属図書館）及び前回理事会（平成10年度第１～２回、平成10.6.24 ～25鹿児島市民文化ホール) の議事要録（案）は承認された。